Facturation électronique : on en sait un peu plus sur les « plateformes de dématérialisation »…

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, pour émettre, transmettre ou recevoir leurs factures électroniques, ainsi que pour transmettre certaines données de transaction et de paiement, les entreprises pourront choisir de recourir au portail public de facturation, ou d’utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire. Comment vont fonctionner ces plateformes ?

Facturation électronique : rappel et calendrier

Afin de simplifier la vie des entreprises et d’accélérer leur transition numérique, une réforme d’ampleur est en cours depuis plusieurs années visant à :

• généraliser le recours à la facturation électronique ;
• instituer une obligation de transmission de données complémentaires de transaction et de paiement.

L’obligation de facturation électronique et de transmission des données de facturation s’appliquera, en principe, aux factures émises à compter du 1er juillet 2024. Toutefois pour les assujettis, hors assujettis uniques dans le cadre de groupes TVA, cette obligation ne s’applique qu’à partir :

• du 1er janvier 2025 pour les factures émises par les ETI (entreprises de taille intermédiaire) ;
• du 1er janvier 2026 pour les factures émises par les PME et les microentreprises.

Quant aux obligations de transmission des données de transaction et des données de paiement, elles s’appliqueront aux factures émises ou aux opérations réalisées à compter du 1er juillet 2024. Toutefois, elles ne s’appliqueront qu’à partir :

• du 1er janvier 2025 pour les factures émises par les ETI ;
• du 1er janvier 2026 pour les factures émises par les PME et les microentreprises.

Dans le cadre de cette réforme, pour répondre à leurs différentes obligations, les entreprises vont pouvoir choisir de recourir soit au portail public de facturation, soit à une plateforme de dématérialisation partenaire.

Qui sont les plateformes de dématérialisation partenaires ?

Pour pouvoir être qualifiée de « plateforme de dématérialisation partenaire », la plateforme devra être immatriculée par l’administration fiscale. Pour obtenir cette immatriculation, l’opérateur de plateforme devra non seulement prouver qu’il respecte ses obligations fiscales (en termes de déclaration et de paiement), mais également déposer un dossier de candidature comprenant de nombreuses informations, comme :

• son numéro Siren pour les opérateurs établis en France ; pour les autres, un document équivalent à l’extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois ;
• un document précisant les moyens mis en œuvre pour garantir la protection des données personnelles ;
• une attestation de certification ISO/IEC/27001 en cours de validité pour son système d’information ;
• une déclaration par laquelle il s’engage, notamment, à produire un rapport d’audit de conformité, au plus tard un an après la délivrance de son immatriculation. Ce rapport doit être établi, de manière indépendante, par un organisme spécialisé ou par toute personne respectant une méthode d’audit impartiale et ne se trouvant pas en situation de conflit d’intérêts. Il porte sur les 6 mois précédant la date d’engagement de l’audit. Ce rapport, qui doit reprendre en annexe les conclusions des audits réalisés pendant l’année au sujet de la qualification « SecNumCloud » et de la certification ISO/IEC/27001, porte sur certains points de conformité, comme :

• ○ le raccordement effectif de la plateforme de dématérialisation partenaire au portail public de facturation ;
• ○ l’existence et le fonctionnement normal du dispositif de vérification de l’identité et de la qualité de l’utilisateur ;
• ○ la correcte mise en œuvre des contrôles institués par la loi ;
• ○ le recours à des protocoles de communication sécurisés ;
• ○ la fiabilité des traitements informatiques réalisés et l’intégrité des données ;
• ○ etc.

• une documentation technique décrivant les dispositifs d’authentification des utilisateurs, d’envoi et de réception des factures électroniques, etc.

Si la demande est complète, l’administration pourra délivrer le numéro d’immatriculation demandé dans un délai de 2 mois à compter de la réception de cette demande, pour une durée de 3 ans renouvelable. A défaut, elle devra justifier son refus.

Le renouvellement n’est pas automatiquement acquis. L’opérateur qui souhaite en bénéficier devra redéposer quasiment tous les documents requis lors de la 1ère demande, ainsi qu’un nouveau rapport d’audit de conformité portant sur les 3 années précédant la date d’engagement de l’audit.

Là encore, si la demande est complète, l’administration pourra renouveler le numéro d’immatriculation demandé dans un délai de 2 mois à compter de la réception de cette demande. A défaut, elle devra justifier son refus.

Pour finir sur ce point, notez que l’administration fiscale publiera, sur son propre site Internet :

• la liste des plateformes de dématérialisation partenaire, ainsi que la date de délivrance de leur numéro d’immatriculation et l’information selon laquelle l’opérateur est, le cas échéant, tenu de produire un audit de conformité ;
• la liste des plateformes engagées dans une procédure de renouvellement ;
• la liste des plateformes dont l’immatriculation a été retirée.

Les obligations des plateformes

Les plateformes de dématérialisation partenaires devront proposer à leurs clients un certain nombre de services :

• permettre aux utilisateurs de saisir, déposer, émettre ou transmettre des factures électroniques conformes à la réglementation ;
• effectuer les contrôles requis et identifier les destinataires des factures au moyen de l’annuaire central ;
• fournir et mettre à jour les informations des utilisateurs nécessaires au fonctionnement de l’annuaire central ;
• transmettre les factures aux plateformes choisies par les destinataires (qu’il s’agisse d’une autre plateforme de dématérialisation partenaire ou de la plateforme publique) ;
• recevoir et mettre à disposition de leurs utilisateurs les factures envoyées par d’autres plateformes ;
• assurer la gestion des statuts de traitement : « dépôt », « rejet », « refus », « encaissé » ;
• extraire les données de facturation, de transaction et/ou de paiement destinées à l’administration fiscale, et les transmettre au portail public.

En ce qui concerne la transmission et la réception des factures, ainsi que l’extraction des données de facturation, les plateformes doivent procéder à des contrôles de conformité. Ainsi, elles doivent s’assurer :

• de la présence des données de facturation requises et de la validité du format utilisé (CII, UBL ou format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF) ;
• que les données respectent les normes précisées par l’administration fiscale sur son site Internet ;
• s’assurer de l’existence et de la validité des numéros d’identification des parties à la transaction ;
• de la cohérence des montants de TVA déclarés, rapportés à la base hors taxe et aux taux de TVA mentionnés sur la facture.

Des contrôles adaptés sont également prévus concernant la transmission des données de transaction et de paiement.

Pour finir, les opérateurs de plateformes doivent assurer aux utilisateurs un niveau de garantie substantiel des moyens d’identification électronique conforme à la réglementation européenne. A titre dérogatoire, ils pourront, jusqu’au 31 décembre 2027, utiliser un autre système de garantie, sous réserve de la mise en place :

• d’une vérification fiable de l’identité de l’utilisateur et de sa qualité (représentant légal, mandataire de l’assujetti à la TVA, etc.) au moment de la création d’un compte sur la plateforme ou de l’adhésion aux services ;
• d’une authentification à 2 facteurs, dont l’un nécessairement dynamique.

Quant à la plateforme publique, outre les services proposés par les plateformes de dématérialisation partenaires, elle devra également :

• permettre aux assujettis qui le souhaitent de conserver en ligne leurs factures électroniques pour un délai égal au délai de reprise dont dispose l’administration fiscale ;
• administrer l’annuaire central ;
• recueillir, pour le compte de l’administration fiscale, les données de facturation, de transaction et de paiement, ainsi que les informations relatives aux statuts de traitement des factures (« dépôt », « rejet », « refus », « encaissé »).

Arrêtons-nous quelques instants sur cet « annuaire central ». Il s’agit d’un outil permettant aux différentes plateformes d’adresser les factures transmises par leurs clients aux bons destinataires. Il regroupe la liste :

• des assujettis à la TVA soumis à l’obligation de facturation électronique ;
• des entités publiques soumises à l’obligation de facturation électronique dans le cadre de la commande publique ;
• des plateformes de dématérialisation partenaires.

Cet annuaire contient de nombreuses informations (données d’identification de l’entité destinataire, de l’opérateur de la plateforme de réception des factures, etc.) mises à jour quotidiennement par la plateforme publique grâce :

• aux référentiels de l’administration fiscale ;
• aux données transmises par les utilisateurs de la plateforme publique ;
• aux données transmises par les plateformes de dématérialisation partenaires.

Les utilisateurs de la plateforme publique peuvent accéder aux données de l’annuaire central, et transmettre leurs factures et données de facturation en utilisant, au choix :

• le mode « flux » : mode de transmission automatisé entre le système d’information de l’utilisateur et le portail public qui s’effectue en utilisant un protocole de communication sécurisé et chiffré ;
• le mode « portail », en se connectant au portail public de facturation, ce qui impose :

• ○ soit de saisir manuellement les informations relatives aux données de transaction, aux données de paiement et aux factures ;
• ○ soit de déposer ces informations dans un format particulier : CII, UBL ou format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF ;

• le mode « service » : mode de transmission qui nécessite que l’utilisateur implémente, dans son propre système d’information, l’appel aux services mis à disposition par le portail public.

Le point sur la communication entre les différentes plateformes

Pour garantir l’interopérabilité des flux entre le portail public et les plateformes partenaires et, surtout, pour garantir la lisibilité des informations transmises à l’administration fiscale, les plateformes doivent :

• transmettre les factures dans un format CII, UBL ou mixte, quitte à convertir le format de la facture déposée par l’utilisateur ;
• pouvoir recevoir ces mêmes formats de facturation ; là encore, selon les besoins de l’utilisateur, la plateforme se charge de convertir le fichier si nécessaire.

Notez qu’à partir du 1er janvier 2028, les factures électroniques devront être impérativement émises, transmises et reçues selon des formats structurés ou mixtes. Le gouvernement laisse donc le temps aux entreprises de mettre à niveau leurs logiciels !